Responsable Admin, Finances et RH

A propos de Accountability Lab

Accountability Lab (AL) met la gouvernance au service des citoyens du monde entier en soutenant les citoyens actifs, les dirigeants responsables et les institutions responsables. Nous ré-imaginons la manière de renforcer la redevabilité pour soutenir un monde dans lequel les ressources sont utilisées de manière judicieuse, les décisions profitent à tous de manière équitable et les gens mènent une vie sûre. 

Les Labs sont des entités indépendantes et constituées en un réseau translocal avec des bureaux dans 11 pays à travers le monde. Nous disposons d’une équipe de plus de 100 personnes dans ces différents pays, qui sont liées par un objectif commun : trouver des idées créatives en matière de redevabilité, soutenir la gouvernance ouverte et les efforts de lutte contre la corruption et, finalement, améliorer leurs sociétés. Accountability Lab Mali est une organisation nationale, dynamique à but non lucratif et en pleine expansion.

Objectif du poste 

Le Responsable Financier est chargé de soutenir la Direction des Programmes en matière de conception, exécution et contrôle des tâches administratives, comptables, financières et relevant des ressources humaines. Il/elle assure la coordination et la gestion efficace des ressources et des processus administratifs, comptables et financiers pour l’ensemble des projets et programmes.

Profil recherché

Formation Académique : Diplôme supérieur (Bac + 4 /5) en comptabilité, finance, gestion / administration des affaires ou autres domaines connexe; expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire; Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word..) et expérience du travail avec des logiciels comptables;

Avoir une excellente connaissance du français et un niveau d’anglais fonctionnel. Une expérience de gestion de financements USG (USAID) sera appréciée.

Compétences et qualités requises 

Compétences managériales, de coaching et d’encadrement d’équipe;

Connaissances du fonctionnement d’Organisations Non Gouvernementales (ONG);

Capacité et expérience en matière de planification et d’organisation;

Capacité d’analyse, de synthèse et de prises de décisions;

Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes;

Aptitudes relationnelles et en communication;

Discrétion, rigueur et éthique dans le travail;

Orientation vers les résultats; sens de l’initiative;

Comptabilité / Finances

• Contrôle des imputations et saisies comptables, analyse des comptes et arrêtés comptables mensuels, trimestriels et annuels; 
• Vérification des états financiers périodiques; Contrôle de toutes les transactions financières des projets;
• Gestion de la trésorerie : assurer la liquidité dans les caisses, demandes de fonds et alimentation des comptes bancaires;
• Organisation des audits, préparation des dossiers d’audit et point focal pour les auditeurs;
• Préparation des budgets administratifs, finalisation et consolidation des budgets des programmes, suivi budgétaire de l’ensemble des programmes de l’organisation.

Contrôle interne et audit 

• Contrôle de la bonne application des procédures administratives et financières en vigueur;
• Contrôle de la régularité des dépenses engagées en interne, ainsi que celles engagées par les partenaires et prestataires sur la base des dispositions contractuelles.
• Etablissement des termes de références pour des missions d’audit comptable et financier 

Gestion des matériels et équipements, administration générale 

• Préparation des courriers administratifs, accords de partenariat;
• Suivi des baux de location et entretiens des bâtiments et entretien des matériels du bureau;
• Prospection et organisation des consultations pour l’acquisition et la cession des biens et services;
• Responsabilité des services généraux : achats, réception, standard, courrier, gardiennage et nettoyage;
• Mise en œuvre des politiques de classement et d’archivage et gestion administrative de l’ensemble du personnel préparation et suivi des contrats de travail, supervision des états de paie et des déclarations fiscales et sociales, congés, etc;
• Conseil à la Direction en matière de gestion du personnel (contractualisation, rupture des contrats de travail, règlement du personnel, grille des salaires, évaluation du personnel, gestion des carrières, conflits…);
• Documenter l’ensemble des différents processus, et créer de nouveaux outils nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation comme le staff handbook, le timesheet et distribution des horaires.

Ressources Humaines

• Aider dans les processus de gestion du rendement;
• Appuyer la gestion des questions disciplinaires et de griefs;
• Maintenir les dossiers des employés (présence, suivi des congés, timesheets, etc.) conformément aux exigences de la politique de la Délégation et de la loi en vigueur;

• Examiner les conditions d’emploi et de travail afin d’assurer le respect de la loi;
• Assurer la préparation de la paie et des rapports connexes;
• Assurer la préparation des déclarations mensuelles des impôts et cotisations et s’assurer des
• paiements et archivages;
• Vérifier que les superviseurs effectuent les évaluations annuelles de performances de leurs équipes;
• accompagner les différents processus en donnant l’appui nécessaire, et produire un rapport des
• évaluations en incluant les besoins de formation exprimés;
• Proposer à la Direction, un Plan d’accompagnement et de formation des agents en fonction des
• besoins exprimés et analysés;
• Participer à l’élaboration et à la bonne application du règlement intérieur;
• Participer à la réalisation des formalités de fin ou de rupture de contrat de travail des salariés (préavis, solde de tout compte, certificat de travail, entretiens d’exit…).

Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation AL Mali.

Superviseur Direct: Directrice pays

Lieu : Bamako

Contrats : CDD sur 12 mois, (avec possibilité d’extension sous réserve de disponibilité budgétaire et de satisfaction de la performance)

Congés : Vous aurez droit à deux jours et demi par mois de travail au cours de la période de référence, soit trente jours par an, jours non ouvrables compris.

Horaires de travail : Ce poste est à plein temps, 40 heures par semaine

Nous vous encourageons à prendre le temps de lire attentivement cette offre d’emploi et à postuler uniquement si vous êtes convaincu(e) que vos compétences et votre expérience correspondent étroitement à nos besoins. Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à mali@accountabilitylab.org avant le avant le 30 novembre 2023. Indiquez à l’objet du mail le titre du poste “ Responsable Admin, Financier et RH AL Mali”

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Accountability Lab se réserve le droit de clôturer l’offre avant la date limite si nous trouvons les candidatures intéressantes.

IL EST OBLIGATOIRE D’INDIQUER LE TITRE DU POSTE DANS L’OBJET DU MAIL, A DÉFAUT VOTRE CANDIDATURE SERA REJETÉE.

Sheena Adams